Väikesest kohalikust idufirmast on kasvanud 4000-liikmeline Bolt meeskond, mille liikmeid on 110 rahvusest üle maailma. Kord aastas tullakse kokku, et seda tähistada. Seekord siis Ida-Virumaal. Laevaga seilati Tallinnast Sillamäele, Sillamäelt edasi bussidega Kreenholmi. Kahepäevane Summer Summit’24 hõlmas endas tipptasemel esinejaid, võrgustike loomist ning loomulikult palju naeru ja head tuju.
Melissa Mühlberg, kes on Jolos OÜ loovmeeskonna juht ja loovdirektor, jagas meiega oma sündmuskorralduskogemust Ida-Virumaal.
Mis inspireeris teid valima just Ida-Virumaad Bolt ürituse korraldamiseks?
Bolti ürituste kontekstis on meid Eestis tõmmanud eelkõige sihtkohad, mis suudaks mugavalt mahutada ca 2000 osalejat ning mis oleksid ka pisut privaatsemad. Kreenholmi Manufaktuur Narvas vastab 100% mõlemale kriteeriumile ning seega valisime toimumiskohaks Ida-Virumaa. Kuna üritusel kasutati transpordiks ning majutuseks laeva, siis oli oluline ka süvasadama olemasolu piirkonnas.
Millised olid meeldejäävamad hetked teie kui korraldaja jaoks Bolti ürituse elluviimisel?
Ma arvan, et kaks meeldejäävamat momenti olidki tegelikult planeerimise protsessis esimesed põhiliste asukohtade külastused. Esimesena siis Sillamäe sadam, mis on kinnine piirkond ning kuhu tavapäraselt ligi ei pääse ning mille külastus tekitas palju elevust. Sadama põnev ajalugu ning mastaapsus oli hämmastav. Lisaks tooks siin eraldi välja ka sadama tiimi külalislahkuse – kohtumisel pakutud lihapirukatest räägitakse veel siiani ning sadama-alal tehtud privaattuurid jäid kõigile meelde. Sarnase kogemuse sai ka Kreenholmi külastades, kus kohapealne kontakt tegi väga huvitava tuuri ning näitas hooneid, kuhu ei ole varasemalt ligipääsu olnud.
Mis teie arvates tegi selle ürituse eriti meeldejäävaks ja eriliseks? Millised olid ürituse kõige populaarsemad osad või tegevused?
Ma usun, et osalejate jaoks tegi selle ürituse meeldejäävaks ja eriliseks ka just sihtkohtade valik. Suur osa üritusel osalejatest on välismaalased ning nende jaoks oli igal juhul tegemist uue ja põneva kohaga, kuid Ida-Virumaa ning antud lokatsioonide kombinatsioon tekitas elevust ka eestlastes ning see on kindlasti üks korraldajate salajane eesmärk omaette. Kujutage ette, et astute õhtul Tallinna sadamast suure reisilaeva pardale ning ärkate hommikul Sillamäe sadamas, kuhu teil tõenäoliselt kunagi varem ega hiljem elus ligipääsu pole – usun, et see on väga eriline kogemus.
Millist tagasisidet saite osalejatelt/kliendilt?
Klient hindas väga lokatsioonide lähedust, nende pakutavat privaatsust ning samas ka ajaloolist tausta ja suurust. Osalejate jaoks oli põnevamaks aspektiks lokatsioonid ja nende ajalugu.
Millised Ida-Virumaa piirkonnad teid eriti huvitavad ja miks? Kas teil on mõni konkreetne piirkond silmas, kus te näeksite potentsiaali tulevasteks üritusteks?
Protsessilises mõttes töötame me tegelikult tavapäraselt nii, et kui leiame ühe potentsiaalse sihtkoha, siis kaardistame seal piirkonnas ära ka kõik võimalikud lokatsioonide variandid. Küsime alati kohalikelt soovitusi ja teeme tiimiga n-ö tuuripäeva, kus kõik need kohad läbi käime ning üles pildistame. Ehk Ida-Virumaal vaatasime lisaks eelnimetatule ka Toila pargiala, Kaevandusmuuseumit. Narva linnas olid lisaks ära kaardistatud ka suuremad siseruumidega hooned. Suhtlesime näitena ka Jõhvi Spordikooliga ning sealse kontsertimaja mahutavus oli varasemalt ära kaardistatud. Eeltöö on alati väga põhjalik, et saaksime aru, mis üldse variandid piirkonnas on. See ongi alati esimene samm – saada aru võimalustest ja luua kohalikega hea kontakt. Selle peale on võimalik pea kõike ehitada.
Millised ootused olid teil enne sündmust ja kuidas sündmus vastas neile ootustele? Kas Ida-Virumaa pakkus midagi, mida te esialgu ei osanud oodata?
Meie ootused üritustele on väga palju seotud ikkagi sellega, et osalejatel oleks tore ja kõik läheks plaanipäraselt. Usun, et konkreetse ürituse puhul ka nii läks. Ürituse eduka õnnestumise osas on väga suur roll ka partneritel ning nendega koostööl. Konkreetne sündmus meile üllatusi ei toonud, aga usun, et see on aplausi koht ka meie tiimile ja nende väga põhjalikule eeltööle ja ettevalmistusele.
Kas teete koostööd kohalike ettevõtete, organisatsioonide või omavalitsustega? Kuidas see koostöö teie ürituste õnnestumisele kaasa aitab?
Kaasame kohalikke alati nii palju kui võimalik. Kohalike kaasamisel on kindlasti eelised eelneva kogemuse, informatsiooni olemasolu ning ka mingi osas mugavuse ja kiiruse osas. Näiteks on mõistlik ettevalmistusperioodiks kasutada kohalikke toitlustajaid, sest see on kiirem ning mugavam kui Tallinnast partnerite kaasatoomine. Toimumiskohtade kaardistamisel on alati mõistlik rääkida kohalikega, sest nad teavad kõige paremini, mis on võimalused, ajalugu ning reeglid. Kohalike kaasamine või tiimis olemine annab tervele korraldusmeeskonnale justkui siseinfot, mis muudab kogu korraldusprotsessi libedamaks ning aitab kindlasti ka erroreid vältida.
Kuidas te näete Ida-Virumaad kui ärikliendi sihtpunkti? Millised on teie arvates piirkonna tugevused ja nõrkused?
Oleme Ida-Virumaal päris mitu üritust korraldanud ning piirkonnal on mitmeid eeliseid. Põnev ajalugu, valik kvaliteetseid, hea mahutavusega toimumiskohti, suurte hotellide olemasolu Narva-Jõesuus, privaatseid ning privaatseks muudetavaid alasid, hea ligipääsetavus bussi, laeva, rongiga. Ning kindlasti ka ilus looduslik keskkond ja mitte liiga palju rahvast ehk klientide jaoks, kellele on privaatsus ja kaunis asukoht oluline, on Ida-Virumaa kindlasti üks väga potentsiaalikas sihtkoht.
Kas te jälgite Ida-Virumaal toimuvaid üritusi? Milliseid sündmusi te peate eriti huvitavateks ja atraktiivseteks?
Ma usun, et meie tiim on üle Eesti väga hästi kursis erinevate ürituste ning festivalidega ehk ma siin konkreetset eelistust või nimesid ei hakkaks välja tooma. Ida-Virumaal on kõike spordist, looduse ja kultuurini välja – ampluaa on lai ja pakub kõigile midagi.
3 kokkuvõtvat lühisoovitust, miks võiks iga ettevõtte, nii suur kui väike pöörata pilgud Ida suunas ja korraldada sinna väljasõite või üritusi?
- Lisada programmi võimalusel ühik, mis hõlmaks endas kas ajalugu või Ida-Virumaa loodust.
- Kaasata organiseerimise protsessi kohalikke, et saada parimat siseinfot.
- Käia ise enne ürituse toimumist piirkonda avastamas ja sealt inspiratsiooni ammutamas.
Vaata kokkuvõtvat videot Bolt Summer Summit ’24 aftermovie
Wolt case study by Jolos Narvas ja Narva-Jõesuus.
Vaata, mida kõik veel Jolos on ellu viinud jolos.eu
Fotod: Rene Lutterus ja Rauno Liivand
